Die Mitgliederversammlung des Vereins Umkirch erleben hat am 28. April 2024 die folgende Geschäftsordnung beschlossen. Sie tritt am 28. April 2024 in Kraft.
§ 1 Sitzungen
Vorstandssitzungen finden regelmäßig alle zwei Monate im Jahr statt. In begründeten Ausnahmefällen können auf schriftlichen Antrag eines Vorstandsmitglieds weitere Sitzungen einberufen werden. Voraussetzung ist, dass der Antrag im Rahmen der Vorstandssitzung zu besprechenden Angelegenheiten konkret benennt. Zudem sind die Gründe darzulegen, warum ein Zuwarten bis zur nächsten ordentlichen Sitzung nicht möglich ist. Der Vorstand legt die Termine für die ordentlichen Vorstandssitzungen bis zum Ende eines jeden Jahres für das kommende Jahr fest.
§ 2 Aufgaben
Dem Vorstand des Vereins obliegen die Vertretung des Vereins nach § 26 BGB, die Führung seiner Geschäfte und die Leitungsfunktionen des Vereins. Er klärt gemeinsam die anstehenden Fragen und trifft mehrheitlich Entscheidungen gemäß der Satzung. Dies beinhaltet auch die Anstellung von Mitarbeitenden, die Stellenbeschreibung und die Personalverantwortung.
Die Vorstandsmitglieder sind neben den in der Satzung definierten Aufgaben zuständig für die Bereiche Finanzverwaltung, Mitgliederverwaltung, Vorstandsinterna, externe Kommunikation, Infrastruktur und Vereinsangebote. Sie bestimmen verantwortliche Personen für die in diesen Bereichen anfallenden Aufgaben.
§ 3 Vertretungen
Gemäß der Satzung lautet die Verantwortung wie folgt:
- Der Verein wird gerichtlich und außergerichtlich im Sinne von §26 BGB durch zwei Vorstandsmitglieder vertreten.
- Ein Vorstandsmitglied ist nicht vertretungsberechtigt, wenn es durch die Vertretungshandlung für den Verein persönlich betroffen ist.
§ 4 Tagesordnung
Die Tagesordnung wird vom für die Sitzungsleitung zuständigen Vorstandsmitglied aufgestellt. Die Tagesordnung hat alle Anträge der Vorstandsmitglieder zu enthalten, die in Textform bis sieben Tage vor der Sitzung bei der Sitzungsleitung eingegangen sind. Die Tagesordnung ist den Vorstandsmitgliedern drei Tage vor dem Sitzungstermin in Textform mit zuteilen.
§ 5 Vertraulichkeit/Öffentlichkeit
Die Sitzungen des Vorstandes sind nicht öffentlich. Der Vorstand kann mit einfacher Mehrheit über die Zulassung weiterer Personen zur Sitzung entscheiden. Die im Rahmen der Vorstandssitzung beratenen Themen sind vertraulich zu behandeln.
Ergebnisse der Sitzungen, die für die Mitglieder des Vereins relevant sind, dürfen mit Beschluss des Vorstandes kommuniziert werden.
§ 6 Sitzungsleitung
Die Sitzungen des Vorstands werden vom dafür zuständigen Vorstandsmitglied geleitet. Sollte dieses Mitglied verhindert sein, so obliegt die Sitzungsleitung einem anderen Vorstandsmitglied.
§ 7 Beschlussfähigkeit
Der Vorstand ist beschlussfähig, wenn mindestens die Hälfte der Vorstandsmitglieder anwesend ist. Die Beschlussfähigkeit ist zu Beginn der Sitzung von der Sitzungsleitung festzustellen.
§ 8 Beratungsgegenstand
Gegenstand der Beratung sind nur die in der Tagesordnung festgelegten Punkte. In dringenden Fällen können weitere Tagesordnungspunkte zugelassen werden. Voraussetzung dafür ist die einfache Mehrheit der im Sitzungstermin anwesenden Vorstandsmitglieder.
§ 9 Abstimmung
Zur Abstimmung sind nur die in den Vorstandssitzungen anwesenden Mitglieder des Vorstandes berechtigt. Eine Stimmrechtsübertragung ist ausgeschlossen, falls beispielsweise Berater oder kooptierte Mitglieder dabei sein sollten. Abstimmungen erfolgen in der durch die Sitzungsleitung bestimmten Form (zum Beispiel Handzeichen, Zuruf, schriftliche Abstimmung). Der Vorstand entscheidet über Anträge mit einfacher Mehrheit. Im Falle der Stimmengleichheit wird die Abstimmung nach nochmaliger Beratung wiederholt. Sollte im Wiederholungsfall eine erneute Stimmengleichheit festgestellt werden, so gilt der Antrag als abgelehnt. Stimmenthaltungen werden als Nein-Stimmen gewertet.
§ 10 Befangenheit
An Beratungen und Entscheidungen über Beschlussgegenstände, von denen ein Vorstandsmitglied oder ein Angehöriger direkt oder indirekt betroffen ist, dürfen diese nicht teilnehmen. Im Zweifel entscheidet die Sitzungsleitung.
§ 11 Niederschrift
Der Ablauf einer jeden Vorstandssitzung ist durch ein Vorstandsmitglied schriftlich festzuhalten. Das gefertigte Sitzungsprotokoll ist von der Sitzungsleitung und dem protokollführenden Vorstandmitglied zu unterzeichnen. Gegen den Inhalt des Protokolls kann jedes Vorstandsmitglied nach Zustellung in Textform Einwendungen erheben. Über Einwendungen wird in der nächsten Vorstandssitzung entschieden und das Protokoll nach eventueller Änderung freigegeben. Das Protokoll der Sitzung ist vertraulich zu behandeln und darf nicht an Dritte weitergeben werden.
§ 12 Änderungen/Aufhebungen
Diese Geschäftsordnung kann durch den Vorstand jederzeit geändert oder aufgehoben werden. Eine Beteiligung anderer Vereinsorgane ist weder vorgesehen noch erforderlich.
§ 13 Wirksamkeit
Die Geschäftsordnung ist wirksam, sobald sie besprochen wurde und von jedem Vorstandsmitglied unterschrieben wurde. Sie tritt am 28. April 2024 in Kraft.